Goede communicatie is de ruggengraat van elke succesvolle organisatie. Of je nu werkt in een klein mkb-bedrijf of een grote onderneming, effectieve communicatie bepaalt hoe goed teams samenwerken, hoe snel problemen worden opgelost en hoe sterk relaties met klanten en partners zijn. Toch gaat communicatie in bedrijven vaak niet optimaal.
Denk aan misverstanden tussen afdelingen, vaag geformuleerde e-mails die zorgen voor verwarring of vergaderingen waarin veel wordt gezegd, maar weinig concreets wordt besloten. Dit leidt tot inefficiëntie, frustratie en soms zelfs verloren klanten of zorgt voor gemotiveerde medewerkers die vertrekken.
Het 7C-model voor communicatie biedt een krachtige manier om de kwaliteit van zakelijke communicatie te verbeteren. Dit model helpt om boodschappen helder, doelgericht en effectief over te brengen. In dit artikel leg ik uit waarom communicatie vaak misgaat, wat het 7C-model inhoudt en hoe je dit in jouw organisatie toepast om misverstanden en ruis te voorkomen.
Waarom communicatie vaak misgaat
Communicatieproblemen ontstaan niet zomaar. Er zijn een aantal veelvoorkomende oorzaken die ervoor zorgen dat een boodschap niet overkomt zoals bedoeld.
- Onduidelijkheid – Vage of dubbelzinnige boodschappen leiden tot verschillende interpretaties.
- Te veel informatie – Een overdaad aan details maakt het lastig om de kern eruit te halen.
- Onvolledige communicatie – Belangrijke context of achtergrondinformatie ontbreekt.
- Te ingewikkelde taal – Jargon of vaktaal maakt het lastig voor anderen om een boodschap te begrijpen.
- Geen feedback – De ontvanger kan niet controleren of hij de boodschap goed heeft begrepen.
- Ruis – Interne politiek, persoonlijke voorkeuren en afleiding kunnen de boodschap vervormen.
Een simpel voorbeeld van deze miscommunicatie: een manager stuurt een e-mail naar zijn team met de boodschap “Zorg ervoor dat het projectrapport snel af is.” Dit lijkt een duidelijke opdracht, maar roept meteen vragen op: Wanneer is ‘snel’? Hoe uitgebreid moet het rapport zijn? Wie is precies verantwoordelijk?
Dit soort vage communicatie leidt tot misverstanden en inefficiëntie. Het eerder genoemde 7C-model helpt om dit te voorkomen.
Wat is het 7C-model voor communicatie?
Het 7C-model helpt om zakelijke communicatie effectief en helder te maken. De zeven C’s staan voor:
- Compleet (Completeness) – De boodschap bevat alle benodigde informatie.
- Correct (Correctness) – De inhoud is feitelijk en grammaticaal correct.
- Concreet (Concreteness) – De boodschap is specifiek en niet vaag.
- Duidelijk (Clarity) – De informatie is makkelijk te begrijpen.
- Bondig (Conciseness) – De boodschap is kort en gefocust.
- Beleefd (Courtesy) – De toon is vriendelijk en respectvol.
- Samenhangend (Coherence) – De boodschap is logisch opgebouwd en gestructureerd.
Door deze principes toe te passen, wordt communicatie krachtiger en voorkomt het onnodige verwarring.
De 7C’s met voorbeelden
1. Compleet
Een boodschap moet alle essentiële informatie bevatten. Als een e-mail of instructie te beperkt is, moeten mensen extra vragen stellen, wat tijd en moeite kost. Of erger: de vragen worden niet gesteld waardoor er besloten wordt op basis van aannames.
Voorbeeld slechte communicatie: “Kun je me morgen die rapportage sturen?”
Waarom is dit incompleet? De ontvanger weet waarschijnlijk niet welk rapport precies bedoeld wordt, in welk format het moet zijn of hoe gedetailleerd het moet zijn.
Verbeterd met het 7C-model: “Kun je me morgen voor 12:00 uur de financiële rapportage over Q1 sturen in een Excel-bestand? Zorg ervoor dat alle kostenposten uitgesplitst zijn.”
2. Correct
Zorg ervoor dat informatie feitelijk klopt en grammaticaal juist is. Een verkeerd cijfer in een rapport of een verkeerd gespelde naam in een offerte kan een slechte indruk achterlaten.
Voorbeeld slechte communicatie: “De omzet van vorig jaar was ongeveer 1.5 miljoen, denk ik.”
Waarom is dit incorrect? Vage of incorrecte informatie kan leiden tot verkeerde beslissingen. De toevoeging “denk ik” roept sowieso twijfel op wat zorgt voor onduidelijkheid.
Verbeterd met het 7C-model: “De omzet van vorig jaar was €1.475.890, volgens de laatste financiële rapporten.”
3. Concreet
Een concrete boodschap is specifiek en bevat details die helpen om misinterpretatie te voorkomen.
Voorbeeld slechte communicatie: “We moeten de klant snel helpen met hun probleem.”
Waarom is dit niet concreet? Wat is ‘snel’? En wat is precies het probleem?
Verbeterd met het 7C-model: “Neem vandaag nog contact op met de klant om hun softwareprobleem op te lossen. Controleer of de update correct is geïnstalleerd en geef hen een stappenplan voor verder gebruik.”
4. Duidelijk
Vermijd complexe woorden of jargon die de ontvanger mogelijk niet begrijpt.
Voorbeeld slechte communicatie: “Laten we de synergie tussen de teams optimaliseren om de strategische doelstellingen te maximaliseren.”
Waarom is dit onduidelijk? Deze zin is vaag en moeilijk te begrijpen. Worden als synergie worden lang niet door iedereen begrepen. Daarnaast is dit een vrij lange zin, zonder leestekens en relatief veel lange woorden.
Verbeterd met het 7C-model: “Laten we zorgen dat teams beter samenwerken, zodat we onze doelen sneller behalen.”
5. Bondig
Wees to the point en vermijd onnodige details.
Voorbeeld slechte communicatie: “Zoals je misschien wel weet, hebben we in het verleden vaker issues gehad met onze software-updates, en het is dus echt van belang dat we ervoor zorgen dat deze update goed wordt getest, want anders kunnen klanten opnieuw tegen problemen aanlopen.”
Waarom is dit niet bondig? De boodschap is onnodig lang en bevat te veel irrelevante informatie. De tekst extra ‘wollig’ maken in zakelijke communicatie zorgt vaak voor extra verwarring en onduidelijkheid.
Verbeterd met het 7C-model: “Test de software-update grondig om klantproblemen te voorkomen.”
6. Beleefd
Houd rekening met de toon. Een botte boodschap kan weerstand oproepen.
Voorbeeld slechte communicatie: “Je hebt dit rapport weer fout gedaan. Doe het opnieuw.”
Waarom is dit onbeleefd? Dit klinkt aanvallend en demotiveert de ontvanger.
Verbeterd met het 7C-model: “Er zitten nog een paar fouten in het rapport. Kun je het nog eens nakijken en de data aanpassen?”
7. Samenhangend
Een goed gestructureerde boodschap is logisch opgebouwd.
Voorbeeld slechte communicatie: “Vergeet niet dat we morgen een presentatie hebben. Overigens, ik had je nog gevraagd om een update over dat andere project.”
Waarom is dit onsamenhandend? De boodschap springt van het ene naar het andere onderwerp, wat verwarrend kan zijn.
Verbeterd met het 7C-model: “Morgen hebben we een belangrijke presentatie. Kun je me vandaag ook een update geven over het andere project?”
In dit geval zou het zelfs beter zijn hier 2 berichten van te maken:
– “Morgen hebben we een belangrijke presentatie, heb je daar alle voor wat je nodig hebt?”
– “Kun je me vandaag een update geven over de status van project Y?”
De voordelen van het 7C-model
Door het 7C-model toe te passen, verbeter je de communicatie in je organisatie op meerdere vlakken:
- Minder misverstanden en fouten.
- Snellere besluitvorming.
- Betere samenwerking binnen teams.
- Professionelere uitstraling naar klanten en partners.
Goede communicatie is geen luxe, maar een noodzaak. Wil je dat jouw team effectiever samenwerkt en misverstanden worden voorkomen? Begin dan vandaag nog met het toepassen van de 7C’s in je zakelijke communicatie. Je kunt de onderstaande checklist gebruiken om je communicatie te na te kijken:
Checklist 7C communicatie
Mijn bericht is:
- Compleet (Completeness) – De boodschap bevat alle benodigde informatie.
- Correct (Correctness) – De inhoud is feitelijk en grammaticaal correct.
- Concreet (Concreteness) – De boodschap is specifiek en niet vaag.
- Duidelijk (Clarity) – De informatie is makkelijk te begrijpen.
- Bondig (Conciseness) – De boodschap is kort en gefocust.
- Beleefd (Courtesy) – De toon is vriendelijk en respectvol.
- Samenhangend (Coherence) – De boodschap is logisch opgebouwd en gestructureerd.
7 vinkjes gezet? Dan is je bericht klaar om te versturen!