“Onze processen zijn echt wel goed ingericht, Bob. Daar hoef je echt geen zorgen over te maken.”
Deze woorden hoorde ik van een ondernemer tijdens een gesprek over de torenhoge werkdruk in zijn organisatie. De oplossing? Meer mensen aannemen.
Maar is dat écht de oplossing?
Het idee dat opschalen nodig is, hoor ik steeds vaker. Bedrijven denken dat extra handen de druk verlichten. Maar in de praktijk betekent meer mensen vaak ook:
- Meer vragen.
- Meer fouten.
- Meer stress.
Meer mensen betekent niet automatisch minder werkdruk. Het betekent vaker juist méér uitdagingen. Zeker in het begin. In plaats van direct naar uitbreiding te kijken, is er een veel effectievere manier: optimaliseren van je huidige processen.
Lean is niet mean
Vroeger werd “Lean is mean” vaak geroepen. Dit kwam doordat Lean-trajecten vaak draaiden om kostenbesparing en het wegsnijden van personeel.
“Kunnen we het werk ook doen met 3 FTE minder?”
Maar wat als we Lean-technieken anders benaderen? Niet gericht op besparen, maar op slimmer werken? Wat als we ons afvragen:
Hoe kunnen we méér werk doen met de mensen die we al hebben?
Daar begint echte efficiëntie. En daar komen de 8 verspillingen om de hoek kijken.
De 8 verspillingen die je werk vertragen
Binnen organisaties zijn er altijd verborgen verspillingen die processen onnodig ingewikkeld en tijdrovend maken. Hier zijn de 8 grootste boosdoeners:
- Overproductie – Meer produceren of doen dan nodig is.
- Wachten – Tijdverlies door onderbrekingen of vertragingen.
- Transport – Onnodige beweging van producten, documenten of informatie.
- Overprocessing – Extra handelingen die geen waarde toevoegen.
- Voorraad – Te veel materialen, tussenvoorraden of eindproducten.
- Beweging – Onnodige fysieke inspanningen door niet optimale werkplekinrichting.
- Fouten en defecten – Herstelwerk, retouren en correcties.
- Onbenut talent – Niet optimaal gebruikmaken van kennis en vaardigheden.
Deze verspillingen zijn al meer dan 50 jaar bekend en zijn dé sleutel tot procesoptimalisatie binnen verschillende grote bedrijven.
Soms zijn kleine aanpassingen al voldoende om grote veranderingen te realiseren. Laat me een voorbeeld geven uit de praktijk.
Hoe een simpel proces tonnen aan omzet kostte
Een bedrijf had de regel dat offertes boven een bepaald bedrag door de manager van de verkoopafdeling moesten worden goedgekeurd. Klinkt logisch, toch?
Maar deze goedkeuring zorgde voor vertraging. De manager had veel andere taken, waardoor offertes soms dagen bleven liggen. Dit had direct invloed op de conversie:
- 11% van de offertes die langer dan 5 dagen op zich lieten wachten, ging niet door.
- In 3 jaar tijd was niet één offerte afgekeurd of aangepast.
Oftewel: dit proces voegde geen waarde toe, maar kostte juist omzet.
Dit hebben we structureel opgelost. Het team kreeg zelf de controle over elkaars offertes (het 4-ogen-principe). Dit had direct effect:
- Offertes werden sneller verstuurd.
- De omzet groeide met 18%.
- De manager had meer tijd voor strategische taken.
- Minder stress en meer vertrouwen in het team.
Wie niet verbetert, loopt achteruit
Vroeger had ik een spreuk aan de wand:
“Wie niets te verbeteren heeft, staat waarschijnlijk stil.”
Vandaag zou ik dat nog iets sterker zeggen:
“Wie niets te verbeteren heeft, loopt waarschijnlijk achteruit.”
Want in een wereld waar alles sneller gaat, is stilstand achteruitgang.
Waar begin je?
- Analyseer je processen. Kijk kritisch naar hoe werk wordt uitgevoerd.
- Identificeer verspillingen. Waar zit onnodig tijdverlies?
- Los ze op. Begin klein, maar doe iets. Zelfs 30% minder verspilling is geen uitzondering.
Optimaliseren is de sleutel. Niet opschalen.
Een 20% hogere productiviteit is sneller bereikt dan je denkt. Dat is één dag per week, per persoon winnen. Of anders gezegd: met 4 mensen het werk doen waar je nu 5 mensen voor nodig hebt.
Dus kijk naar je processen. Vind de verspillingen. En ga ermee aan de slag.